Kampf dem Meetingmonster: Tipps und Tricks für erfolgreichere Meetings

Vor einigen Jahren habe ich den Film “In Time” gesehen, in dem die Lebenszeit als Währung dient. Immer wenn ich in einem sinnlosen Meeting sitze, denke ich an den Film und frage mich, ob dieser Termin meine Zeit überhaupt wert ist?

“Haben Sie so ein Meeting schon mal erlebt?”

Spielen wir das ideale Meeting doch einmal durch. Der Unternehmer, Redner und Autor Lars Vollmer hat ein solches in seinem Buch “Zurück an die Arbeit” beschrieben:

Alle Mitarbeiter treffen sich ein paar Minuten früher – sind motiviert und gut vorbereitet. Das Meeting beginnt pünktlich, alle Teilnehmer sind fokussiert. Handys und Laptops sind ausgeschaltet, ein/e Protokollant/In ist bestimmt worden. Zusammen geht man die mit ausreichend Vorlauf zur Verfügung gestellte Agenda durch. Zusätzlich liegen die bereits eingegangen Stellungnahmen aller Teilnehmer in einem Handout vor.

Nach der Begrüßung geht es los: Da alle Teilnehmer hervorragend vorbereitet sind und aktiv und sachlich argumentieren, sind die Diskussionen ruhig und zielführend. Jeder Teilnehmer wird gehört, keiner wiederholt unnötig bereits Gesagtes.

Beschlüsse werden direkt visualisiert, so dass sie alle vor Augen haben. Niemand stört das Meeting – weder intern durch Telefonate, noch Kollegen von extern.

Bereits 15 Minuten vor dem offiziellen Ende des Meetings können alle Tagesordnungspunkte mit einem zufriedenstellenden Ergebnis abgehakt werden. Alle Teilnehmer haben ein gutes Gefühl und können gelassen in den Feierabend gehen.

Habt ihr so ein Meeting schon einmal erlebt?

Sein wir ganz ehrlich: Eher selten – oder? Und doch kann es sie geben!

Warum treffen wir uns eigentlich?

Vor kurzem habe ich in einem Projekt gearbeitet. Nach sehr kurze Zeit hatte ich das Gefühl, dass wir in unseren Meetings nicht vorankommen. Zum Teil wussten die Teilnehmer nicht, warum sie überhaupt in den einzelnen Meetings sitzen. Nach ca. zwei Wochen im Projekt habe ich eine Einladung mit den folgenden Fragen abgelehnt: 

  1. Was ist das Ziel des Termins?
  2. Wie lautet die Agenda?
  3. Was kann ich dazu beitragen?

Der Organisator hat den Termin storniert und um zwei Wochen verschoben.

Sinnlose Meetings vs. Produktive Meetings

Es gibt keine Glaskugel, mit deren Hilfe man im Voraus erkennen kann, ob ein Termin produktiv wird oder nicht. Im Folgenden gebe ich aber ein paar Hilfestellungen, um dem "Meetingmonster" den Kampf anzusagen und aus jedem Termin das Maximum herauszuholen.

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Vor dem Termin

Ein Termin, der aus meiner Sicht ein sinnloses Meeting ist, kann für den Organisator des Meetings sehr wichtig sein. Um das Risiko zu minimieren, doch in die Sinnlosigkeit abzudriften, erwies es sich als hilfreich die folgenden Fragen bereits vor dem Termin zu beantworten:

  1. Was ist das Ziel des Termins?
  2. Sind alle Personen, die zum Erreichen des Ziels beitragen können, eingeladen und nehmen teil?
  3. Was muss / kann ich persönlich beitragen? Welche Aufgaben / Fragen muss ich im Voraus erledigen / beantworten?


Während des Termins

You wouldn’t be polite to someone who reached into your pocket to steal your credit cards. Don’t be polite with people who persistently steal your time by talking on and on.
[Dan Rockwell: https://leadershipfreak.blog/2017/02/19/how-to-interrupt-others-and-get-to-the-point/]

Das passiert den Besten: Ihr sitzt in einem Termin und habt den roten Faden verloren. In frühen Phasen meiner Karriere habe ich in diesen Momenten immer darauf gewartet, dass ich wieder folgen kann. Dieser Moment kommt in der Regel aber meist nicht mehr – doch die Angst blöd dazustehen, hindert uns daran, rechtzeitig eine Frage zu stellen. Doch genau das ist wichtig! Unterbrecht höflich und fragt: “Moment, ich bin verwirrt, bitte fasse das noch einmal für mich zusammen.”

Und es gibt noch eine Gefahr, den Faden zu verlieren und sich sogar die Zeit stehlen zu lassen. Vor ein paar Jahren durfte ich bei einer Bank eine Schulung zum Thema „Agile Softwareentwicklung“ geben. Vor dem Start eines neuen Projektes hat die Bank sich für Scrum entschieden. Mehrere Manager aus verschiedenen Bereichen haben daran teilgenommen. Immer wieder haben die Teilnehmer konkret über fachliche Probleme gesprochen, die mit der Schulung nichts zu tun hatten. Ich hatte das Gefühl, dass die Teilnehmer sehr viel Gesprächsbedarf hatten, aber keine Zeit, außerhalb des Meetings miteinander zu kommunizieren. Aus diesem Grund nutzten sie die Gelegenheit in meiner Schulung. Wenn ihr Teil eines solchen Meetings sind, fragt höflich nach: “Entschuldigt, aber jetzt habt ihr mich verloren. Was hat das mit unserem Thema zu tun?” Nur so könnt ihr dauerhaft zum eigentlichen Thema des Meetings zurückkehren.


Nach dem Termin

Als Agile Coach versuche ich die letzten 10-15 Minuten eines Meetings für die Entscheidung bzw. die Nacharbeiten zu reservieren. Je nach Ziel eines Meetings, müssen die Teilnehmer bestimmte Aufgaben mitnehmen. Es muss sichergestellt werden, dass sich mindestens ein Teilnehmer für je eine Aufgabe verantwortlich fühlt.

Wenn das Ziel eines Meetings nicht erreicht wird, sollten die Ursachen des Misserfolgs untersucht werden. Aus meiner Erfahrung sind zudem kurze Meetings viel produktiver als zu lang geplante Meetings.

Es kann so einfach sein

Drei kleine Fragen und einfache Tipps – mehr braucht es nicht, um den Grundstein für ein produktives Meeting zu legen. Natürlich ist die Beantwortung dieser drei Fragen allein kein Versprechen dafür, dass euer Meeting nicht doch außer Kontrolle gerät. Wichtig ist, dass ihr euch auch während des Termins darauf konzentriert: Wie viel Zeit haben wir? Was habe ich vorbereitet und welches Ziel verfolgen wir? Vorbereitung und Struktur sind die halbe Miete, wenn es um erfolgreiche Meetings geht – probiert es einfach aus!

Über den Autor

Muhammad Ali Kazmi ist Leiter des Standortes Frankfurt der itemis AG. Als Scrum Master und Agile Coach berät er seit mehreren Jahren Kunden im Finanzsektor und Verlagswesen.